1. Đặt vấn đề

          Văn bản có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do đó, văn bản được soạn thảo và ban hành không đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sẽ không thể đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến hoạt động của bộ máy quản lý và công tác chỉ đạo, điều hành.

          Văn bản thường gắn liền với công việc. Kết quả của công việc trong đại đa số trường hợp được thể hiện trên văn bản với nhiều mục đích khác nhau: để báo cáo với cấp trên, để truyền đạt cho các đơn vị cấp dưới, để thông báo cho người lao động…Công việc của cơ quan, đơn vị càng nhiều, càng phức tạp thì văn bản được sử dụng càng mang tính đa dạng. Thông qua văn bản luôn cho thấy khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời điểm, giai đoạn. Đó là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của một đơn vị, một tổ chức nhất định và hoạch định phương hướng phát triển của đơn vị trong thời gian tới.

          Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh vẫn còn bộc lộ một số bất cập và hạn chế. Điều này dẫn đến việc thực hiện văn bản không phát huy hiệu quả, gây ảnh hưởng không ít đối với các hoạt động của trường, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.

          Do đó, để góp phần đưa công tác quản lý của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh  đi vào nền nếp thì việc hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là việc làm thiết thực và có ý nghĩa trong công tác quản lý.

2. Vài nét về thực trạng văn bản của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh

2.1. Ưu điểm

          Hằng năm, số lượng và nhu cầu ban hành văn bản trong trường là không nhỏ. Năm 2014, ban hành 991 văn bản các loại; năm 2015 ban hành 1.013 văn bản các loại, trong đó, chủ yếu là Công văn, Thông báo, Quy chế, Quy định, Báo cáo, Tờ trình... Những văn bản này đã góp phần quan trọng trong việc quản lý và giải quyết các vấn đề diễn ra của trường, thúc đẩy sự phát triển của nhà trường nói chung và công tác lãnh đạo của hiệu trưởng nói riêng.

          Có thể nói, văn bản của trường về cơ bản thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục, nội dung và thẩm quyền ban hành. Không có văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc văn bản không có dấu hay văn bản không có ngày, tháng, ký kiệu. Văn bản của trường truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý và là cầu nối quan trọng giữa các hệ thống chính trị, đoàn thể trong trường.Hệ thống văn bản phong phú và được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất mỗi loại, nhờ đó, việc sử dụng chúng tương đối thuận lợi và ngày càng có hiệu quả hơn.

          Hơn nữa, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự thống nhất trong nhận thức của công chức, viên chức nhà trường về tầm quan trọng của công tác này trong quản lý. Việc phối hợp giữa phòng Tổ chức – Hành chính với đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ngày càng chặt chẽ, hiệu quả hơn, việc trao đổi, thảo luận trong xây dựng văn bản ngày càng đi vào chiều sâu, chỉ ra những điểm bất cập, những điểm chưa phù hợp và đánh giá tính khả thi của dự thảo văn bản.

2.2. Một số hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a) Về việc trình dự thảo văn bản

          Hầu hết các đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản chưa đảm bảo về hồ sơ trình dự thảo, các dự thảo khi trình Hiệu trưởng không có Tờ trình để thuyết minh về sự cần thiết ban hành văn bản, cơ sở pháp lý và những nội dung chủ yếu của dự thảo hoặc nếu có thì rất sơ sài, không thể hiện được những nội dung cần trình nên có lúc yêu cầu góp ý gặp khó khăn vì công chức, viên chức và người lao động không nắm bắt hết được những cơ sở pháp lý, những bức xúc, yêu cầu trong công tác quản lý của trường.

b) Về chất lượng của dự thảo văn bản

          Có nhiều dự thảo văn bản, chất lượng chưa cao, thậm chí có nhiều dự thảo văn bản mặc dù không phức tạp nhưng soạn thảo không đạt chất lượng nên phải góp ý nhiều lần do một số nguyên nhân sau:

          - Về khách quan: Nhiều vấn đề có tính đặc thù trong quản lý nhưng chưa có quy định của pháp luật hoặc có quy định nhưng không phù hợp, vì vậy việc xây dựng văn bản của Trường gặp khó khăn, phải tổ chức góp ý nhiều lần, tốn nhiều thời gian, công sức nhưng vẫn chưa thể ban hành được.

          - Về chủ quan:

          + Đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo có lúc chưa quan tâm đúng mức hoặc chưa thể hiện hết tinh thần trách nhiệm đối với dự thảo được giao soạn thảo, cụ thể:Thiếu sự tổng kết, đánh giá thực tiễn nên chưa đúc kết được những nội dung cần điều chỉnh, từ đó dẫn đến việc nhiều dự thảo văn bản không rõ, thậm chí không xác định được đối tượng, phạm vi điều chỉnh; Việc tổ chức lấy ý kiến trong Trường chưa hiệu quả do công chức, viên chức còn thiếu quan tâm trong việc góp ý dự thảo văn bản; hoặc gửi dự thảo gấp không đủ thời gian để nghiên cứu góp ý; Sự tham gia của các đơn vị đối với các dự thảo văn bản chưa tích cực, còn tâm lý coi đó là việc của đơn vị soạn thảo. Thực tế rất nhiều các ý kiến đóng góp chỉ quan tâm đến nội dung có liên quan đến đơn vị mình, chưa chú trọng đến toàn bộ nội dung của dự thảo văn bản.

          + Có sự chồng chéo về nội dung trong cùng một văn bản và thiếu sự thống nhất trên nhiều phương diện về tên loại văn bản và chức năng thực tế của chúng trong quản lý; về cách xử lý thông tin ngôn ngữ trong văn bản; về thể thức văn bản… nên có văn bản thiếu sự phù hợp giữa tên gọi và yêu cầu sử dụng chúng hoặc có văn bản cùng điều chỉnh về một chủ đề nhưng giữa chúng không thống nhất với nhau hoặc có những văn bản nội dung chưa phù hợp với tình hình thực tế, dẫn tới những khó khăn cho việc mở rộng giao lưu của Trường với các cơ sở giáo dục khác.

          - Trình độ của cán bộ soạn thảo văn bản chưa đồng đều. Bên cạnh đó, do áp lực công việc nên đôi khi việc soạn thảo văn bản nhanh chóng, không đảm bảo về mặt thời gian nên xảy đến trường hợp văn bản phát hành sai nội dung, thể thức, văn phong chưa chuẩn xác, mắc lỗi chính tả.

          - Vì thiếu tính hệ thống về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nên có những quan điểm khác nhau về cách tổ chức ban hành văn bản và sử dụng chúng trong thực tiễn nhà trường. Hơn nữa, quá trình kiểm tra việc thực hiện văn bản ở trường chưa được thực hiện nghiêm túc, ảnh hưởng đến việc phát hiện, khắc phục những hạn chế trong quá trình soạn thảo văn bản.

2.3. Hậu quả những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

          - Gây thắc mắc đối với công chức, viên chức, học viên;

          - Làm giảm hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý trong nhà trường;

          - Tốn kém thời gian và công sức trong việc sửa chữa hoặc ban hành lại văn bản.

          Do đó, việc xác định hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý mà trước hết là hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minhlà điều kiện giúp nhà trường rà soát lại văn bản quản lý để nâng cao chất lượng văn bản góp phần thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của nhà trường trong giai đoạn mới. Từ đó, tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý trong nhà trường; tạo nền nếp của người quản lý về tinh thần trách nhiệm, ý thức pháp luật khi thực thi nhiệm vụ; đảm bảo tính thống nhất, tính hệ thống các văn bản của nhà trường; tạo uy tín của trường trong thực hiện các giao dịch thông qua văn bản hành chính, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục và đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

3. Đề xuất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh

3.1. Bước 1:  Chỉ đạo, đề xuất và khởi thảo văn bản

          Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay tầm quan trọng của văn bản, Hiệu trưởng chỉ định cho một đơn vị, cá nhân chủ trì  hoặc phối hợp đơn vị liên quan soạn thảo. Hoặc xuất phát từ nhu cầu công việc của đơn vị cần phải có văn bản thì đơn vị tiến hành rà soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đề cần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời, xem xét lại các quy định trước đây đã áp dụng (nếu có) và tình hình thực tế tại đơn vị cần cải tiến hoặc quy định mới. Người trực tiếp được phân công soạn thảo chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan tiến hành xây dựng dự thảo.

3.2. Bước 2: Soát xét, xác định vấn đề cần soạn thảo và thực hiện soạn thảo văn bản

          Ở bước này, người soạn thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức trình bày và bố cục, cách hành văn, hình thức phù hợp với nội dung văn bản. Sau đó, trình lãnh đạo đơn vị soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp đơn vị lấy ý kiến. Người soạn thảo hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trình lãnh đạo đơn vị có ý kiến để trình Ban Giám hiệu hoặc trực tiếp Hiệu trưởng.

3.3. Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp dự thảo (nếu cần thiết)

          Khi tiếp nhận dự thảo văn bản, Hiệu trưởng cho ý kiến có tiếp tục chỉnh sửa hoặc lấy ý kiến hay không.

          Lãnh đạo đơn vị hoặc phân công người nghiên cứu được chuyển góp ý sẽ góp ý toàn bộ nội dung văn bản. Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ), nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm từ, đoạn văn cho đúng hơn.

          Trường hợp phát hiện những vẫn đề không thuộc phạm vi chuyên môn của đơn vị thì trao đổi cụ thể để đơn vị soạn thảo tham khảo ý kiến của đơn vị chuyên môn hoặc nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp. Trường hợp đơn vị thống nhất với dự thảo thì phải xác nhận thống nhất với dự thảo vào phiếu chuyển và chuyển trả đơn vị dự thảo đúng ngày quy định.

3.4. Bước 4: Tiếp nhận góp ý và hoàn chỉnh dự thảo

          Người được phân công soạn thảo văn bản, tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý của các cá nhân, đơn vị (kể cả không góp ý), sau đó, thống kê thông tin góp ý, nếu một nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo. Đối với các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách mà đơn vị soạn thảo không đưa vào dự thảo thì phải nêu rõ lý do cụ thể trong Báo cáo tổng hợp kết quả góp ý.

          Người soạn thảo hoàn chỉnh dự thảo theo góp ý; đồng thời, soát xét về nội dung, thể thức văn bản.

          Lưu ý: Đơn vị, cá nhân được phân công soạn thảo văn bản phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn của các đơn vị có liên quan đến nội dung dự thảo, vì sau khi Hiệu trưởng ký ban hành đưa vào áp dụng, nếu văn bản quản lý vướng mắc, sai quy định thì người soạn thảo và lãnh đạo đơn vị đó sẽ chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng.

3.5. Bước 5: Xem xét trình Hiệu trưởng

          Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo rà soát văn bản lần cuối theo các góp ý; soát xét bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu cần thiết thì chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi mà cá nhân dự thảo chưa đưa vào dự thảo). Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu Hiệu trưởng quyết định ban hành.

3.6. Bước 6: Duyệt văn bản

          Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hành. Nếu thấy văn bản chưa đúng quy định, nội dung chưa phù hợp thì cho ý kiến chuyển trả lại đơn vị dự thảo hoàn chỉnh để trình ký.

3.7. Bước 7: Chỉnh lý dự thảo, trình ký

          Cá nhân, đơn vị dự thảo có trách nhiệm chỉnh lý lại dự thảo đã được Hiệu trưởng phê duyệt hoặc điều chỉnh sau đó tiến hành in văn bản, kiểm tra lại và trình ký ban hành.

          Tất cả các văn bản do Trường ban hành đều thông qua Phòng Tổ chức – Hành chính soát xét về thể thức lần cuối và trình ký.

3.8. Bước 8: Đăng ký văn bản, phát hành và lưu văn bản

          Sau khi Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký văn bản và cho phép ban hành thì nhân viên Văn thư thực hiện:

          - Đăng ký văn bản theo quy định;

          - Tiến hành in ấn nhân bản đúng số lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có).

          - Phát hành văn bản và lưu văn bản theo quy định.

          Sau đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh được chúng tôi trình bày bằng sơ đồ:

4. Kết luận

            Có thể nói, việc phản ánh tình hình công tác, trao đổi công việc và điều hành công việc của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minhphần lớn đều thông qua việc ban hành văn bản. Do đó, hiệu quả hoạt động của trường một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được soạn thảo và ban hành, do đó, việc hoàn thiện quy trình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản sẽ đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong việc ban hành văn bản, nâng cao hiệu lực pháp lý của văn bản ban hành và tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý, giải quyết văn bản. Vì vậy, trong thời gian tới hoạt động này cần phải được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và thiết thực hơn nữa để công tác quản lý của nhà trường đi vào nền nếp./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Anh (2002), Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

2. Lê Văn In, Phạm Hưng (1998), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, NXB Chính trị Quốc gia.

3. Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Văn Thâm (2001), Những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

4. Học viện Hành chính (1994), Giáo trình về quản lý hành chính văn phòng, Tập 2, Hà Nội.

5. Học viện Hành chính (1996), Giáo trình về quản lý hành chính nhà nước, Tập 1, Hà Nội.

6. Nghiêm Kỳ Hồng (1998), Xây dựng, ban hành quản lý văn bản và công tác lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

7. Quyết định số 2359/QĐ-BGDĐT ngày 09 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh

8. Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, NXB Thống kê, Hà Nội.

ThS. Nguyễn Thị Kim Oanh - Chuyên viên phòng Tổ chức - Hành chính 

ThS. Lai Nhã Trúc - Chuyên viên phòng Khoa học công nghệ và HTQT

ThS. Phạm Thị Tuyết Minh - Giảng viên khoa Quản lý hành chính