CHỨC NĂNG

Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức thực hiện công tác về kế toán, tài chính; phát triển dự án đầu tư, xây dựng, cơ sở vật chất, kỹ thuật, nội trú, vệ sinh, cảnh quan, môi trường làm việc; an toàn lao động, bảo vệ; quản lý vận hành xe, nhà xe, căn tin và khai thác hiệu quả công năng cơ sở vật chất của Trường theo đúng quy định”.

NHIỆM VỤ

1. Công tác kế hoạch tài chính, tài sản, đầu tư và xây dựng

- Phối hợp với các đơn vị lập quy hoạch, kế hoạch đầu tư và xây dựng dài hạn, ngắn hạn trình Hiệu trưởng phê duyệt.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trình Hiệu trưởng phê duyệt: Kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kinh phí (kể cả các dự án hợp tác, tài trợ, viện trợ) của Trường; phương án phân bổ dự toán thu, chi ngân sách, danh mục mua sắm, sửa chữa tài sản hàng năm của Trường.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng hệ thống văn bản chế độ chính sách, bao gồm: Các quy chế, quy trình quy định về công tác kế hoạch, quản lý tài chính, tài sản, chi tiêu nội bộ, hạch toán kế toán, thanh toán các khoản chi phí và quản lý các nguồn thu; quy trình quản lý và mua sắm tài sản, việc thực hiện các chế độ, tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật đặc thù phục vụ công tác quản lý tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng của Trường, phù hợp với các quy định chung và đặc thù của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt.

- Thực hiện kế hoạch tài chính, kế hoạch thu chi, dự toán, quyết toán hằng năm của trường theo đúng quy định hiện hành về chế độ kế toán - tài chính của Nhà nước.

- Chủ trì rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ theo hướng tăng quyền tự chủ cho các đơn vị; chi tiết hóa các chế độ chính sách, quy định cụ thể về nội dung và định mức thanh toán phù hợp với thực tế và chế độ, chính sách hiện hành.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch, lập dự trù, dự toán cải tạo, sửa chữa các công trình; lập dự trù vật tư, văn phòng phẩm trình Hiệu trưởng phê duyệt.

2. Công tác quản lý tài chính và tài sản

- Thực hiện nhiệm vụ là đơn vị dự toán cấp III thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện việc giải ngân các nguồn kinh phí chi thường xuyên, kinh phí NCKH, nguồn kinh phí Chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí thực hiện đề tài, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản.

- Thực hiện thanh toán các chế độ về tiền lương, các khoản có tính chất lương, phụ cấp nghề, bảo hiểm, thai sản, ốm đau, độc hại, trợ cấp xã hội cho VC, NLĐ và các khoản chi thường xuyên khác.

- Thực hiện tính tiền điện thoại, tiền lương tăng thêm, tiền phụ cấp quản lý cho VC trong Trường. Lập danh sách VC&NLĐ được hưởng các chế độ phúc lợi, thu nhập tăng thêm, phụ cấp quản lý và phục vụ đào tạo, hỗ trợ, trợ cấp, làm ngoài giờ, vượt giờ, làm thêm giờ theo quy chế chi tiêu nội bộ.

- Công tác quản lý các nguồn thu

+ Tổ chức thực hiện nguyên tắc mọi nguồn thu của Trường tập trung tại một đầu mối Phòng Kế hoạch – Tài chính và khai thác tốt các nguồn thu cho Trường, tăng tích lũy để đầu tư cho cơ sở vật chất của Nhà trường.

+ Thực hiện rà soát, đối chiếu và tổ chức thu học phí của người học các khóa học của Trường; các khoản thu dịch vụ của Trường theo quy định.

- Quản lý hệ thống các tài khoản ngân hàng, luân chuyển nguồn vốn, ký gửi giữa các ngân hàng.

- Thực hiện công tác quản lý, triển khai và hướng dẫn việc tạm ứng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ các cấp và các hoạt động hợp tác quốc tế. Tổ chức việc cấp phát, quản lý kinh phí tổ chức hội nghị, hội khảo khoa học, các hoạt động nghiên cứu khoa học của người học (nếu có) theo dự toán kinh phí đã được Hiệu trưởng phê duyệt.

- Thực hiện công tác thu hồi công nợ trong và ngoài Trường:

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Trường đối chiếu công nợ hàng tháng, quý; đôn đốc thu hồi công nợ đối với các đơn vị liên kết đào tạo, bồi dưỡng, các hoạt động dịch vụ; đối chiếu, thu hồi công nợ các loại tiền điện, nước.

+ Kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán.

- Công tác thực hiện các nghĩa vụ thuế

    + Thực hiện kê khai, quyết toán và nộp các khoản thuế môn bài, thuế thu nhập, thuế giá trị gia tăng với cơ quan thuế, tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết toán các khoản thuế với Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh.

   + Thực hiện kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho VC&NLĐ và các khoản thuế TNCN; tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết toán thuế TNCN với Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh

    + Chủ trì, phối hợp các đơn vị và cá nhân liên quan thuộc Trường tổ chức thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN, thuế GTGT đối với các hợp đồng nghiên cứu khoa học, hợp đồng dịch vụ của các đơn vị và cá nhân thuộc Trường.

- Công tác quyết toán, báo cáo tài chính

     + Lập báo cáo quyết toán tài chính và thực hiện kiểm toán tài chính hàng năm; thực hiện chỉnh lý theo kiến nghị của kiểm toán trình Hiệu trưởng phê duyệt gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo để báo cáo theo quy định.

    + Thực hiện 3 công khai theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; tự kiểm tra tài chính nội bộ và công tác thanh tra tài chính nội bộ theo định kỳ. Đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, quỹ, các loại vật tư, tài sản.

    + Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nước.

    + Thực hiện công tác báo cáo kế hoạch, tài chính định kỳ đột xuất theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

3. Công tác tổ chức bộ máy kế toán

    - Xây dựng kế hoạch phát triển bộ máy kế toán, kế hoạch; hoàn thiện phần mềm kế toán; phần mềm quản lý tài sản.

- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh

- Chủ trì hướng dẫn các đơn vị ghi sổ theo dõi tài sản; hạch toán, ghi sổ các khoản thu – chi và kiểm tra việc hạch toán, thanh quyết toán các khoản thu – chi tại các đơn vị; quy định các biểu mẫu, sổ sách áp dụng chung cho toàn Trường.

- Tổ chức việc kiểm tra, giám sát và kiến nghị Hiệu trưởng xử lý những vi phạm cụ thể theo quy định đối với công tác quản lý thu, chi các khoản kinh phí được Trường cấp hoặc được ủy quyền thu và để lại đơn vị sử dụng; công tác quản lý tài sản được giao lại các đơn vị thuộc Trường.       

4. Công tác quy hoạch, xây dựng và quản lý dự án đầu tư, xây dựng; cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy, làm việc

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế về đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phù hợp với quy định của Nhà nước và điều kiện của Trường.

- Tham mưu tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, dự án sửa chữa cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị theo các quy định hiện hành.

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng mới cơ sở vật chất theo quy trình thủ tục Nhà nước quy định; Quản lý, theo dõi, giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng; Bảo trì, cải tạo sửa chữa các công trình thuộc Trường theo đúng quy định Nhà nước.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng khai thác cơ sở vật chất và phát triển các dịch vụ tăng nguồn thu cho Nhà trường.

- Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm cấp phát vật tư, thiết bị, tài sản, phương tiện và dụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập theo quy định hiện hành. Thực hiện mua sắm đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị phục vụ công tác cho các đơn vị trong Trường sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt. Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phương tiện kỹ thuật, tài sản, thiết bị của Trường. Thực hiện quản lý, điều phối sử dụng các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập trong Trường.

- Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên nhà trường bao gồm: nhà, đất, tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng lập kế hoạch bố trí và sử dụng phòng học, giảng đường, hội trường, căn tin, bãi xe; đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ học tập và công tác trong Trường.

- Quản lý và đảm bảo điện, nước phục vụ các hoạt động của Trường. Tổ chức quản lý chăm sóc cây xanh trong khuôn viên Trường

- Làm đầu mối theo dõi, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản cố định, phương tiện, thiết bị và chủ trì phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị có liên quan tổ chức thanh lý tài sản hết khấu hao, hư hỏng không sử dụng được hoặc không còn nhu cầu sử dụng. Tham gia nghiệm thu và nhập vào sổ tài sản của trường trước khi đưa vào sử dụng tài sản, thiết bị mới từ các nguồn khác nhau.

- Thường trực các hội đồng tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý trang thiết bị, đấu thầu xây dựng cơ bản, sửa chữa cơ sở vật chất kỹ thuật của trường, thường trực các ban Phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụt của Trường.

- Tổ chức xây dựng, phát triển và triển khai các ứng dụng Công nghệ Thông tin: xây dựng, thuê hoặc mua, hướng dẫn sử dụng và quản lý các phần mềm ứng dụng phục vụ các hoạt động của Trường nhằm đảm bảo tính đồng bộ, hệ thống.

- Quản lý, tư vấn hỗ trợ vận hành, ứng dụng và phát triển hệ thống phần mềm, thiết bị công nghệ thông tin, mạng máy tính, điện thoại trong toàn Trường. Thiết lập, quản lý, theo dõi và duy trì hệ thống mạng của trường; bảo vệ thông tin dữ liệu và an toàn của hệ thống mạng.

5. Công tác nội trú

- Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định khu Nội trú.

- Thực hiện tiếp nhận, bố trí học viên, sinh viên vào ở khu nội trú, đảm bảo điều kiện thuận tiện trong sinh hoạt và học tập cho học viên, sinh viên. Chịu trách nhiệm về các số liệu của người ở (sinh viên nội trú, khách lưu trú, học viên,..) trong khu Nội trú; Quản lý hồ sơ tạm trú của người ở trong khu Nội trú.

- Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao lành mạnh cho người ở trong khu vực Nội trú; phối hợp đội bảo vệ tuần tra khu Nội trú. Kiểm tra, đôn đốc người ở trong khu vực Nội trú thực hiện đúng nội quy, quy định; thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực Nội trú. Có biện pháp giải quyết, ngăn chặn những vụ việc vi phạm nội quy, quy chế, an ninh trật tự trong khu vực Nội trú.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng trang bị cơ sở vật chất, xây dựng kế hoạch sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ cho khu Nội trú.

6. Công tác vệ sinh, bảo vệ và tổ xe

- Đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên nhà trường; phòng làm việc của Ban Giám hiệu; phòng họp, phòng học, giảng đường của Trường.

- Giữ gìn an ninh, trật tự và bảo vệ nhà trường. Phối hợp với các đơn vị trong Trường hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra viên chức và người học thực hiện nội quy về an toàn trật tự trong Trường.

- Quản lý và điều hành xe phục vụ các hoạt động của Trường; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định và thực hành chống lãng phí trong vận hành xe.

-. Tham gia sắp xếp bàn ghế phục vụ Hội nghị, Hội thảo và các sự kiện của Trường”.