| Chức năng và nhiệm vụ phòng Tổ chức - Hành chính

Chức năng và nhiệm vụ phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị

- CHỨC NĂNG:

Phòng Tổ chức - Hành chính – Quản trị là bộ phận thuộc Trường, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động về công tác Tổ chức, nhân sự; bảo vệ chính trị nội bộ; hành chính - tổng hợp, văn thư – lưu trữ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật viên chức; pháp chế, kiểm tra; phát triển dự án đầu tư, xây dựng; cơ sở vật chất, kỹ thuật, in ấn phát hành tài liệu, xuất bản phẩm; nội trú; y tế; thông tin truyền thông, thư viện, trang thông tin điện tử của Trường; vệ sinh, cảnh quan, môi trường làm việc, an toàn lao động; bảo vệ; quản lý vận hành xe, nhà xe, căn tin; khai thác sử dụng hiệu quả công năng cơ sở vật chất của Trường.

- NHIỆM VỤ:

1. Công tác tổ chức, nhân sự

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng chiến lược quản trị và phát triển Trường dài hạn, trung hạn, ngắn hạn theo quy định của pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Tham mưu Hiệu trưởng cụ thể hóa và triển khai các quy định của Nhà nước và của Trường về tổ chức, nhân sự.

- Tham mưu, đề xuất Hiệu trưởng xây dựng, triển khai thực hiện phương án, đề án định hướng phát triển Trường; việc thành lập, sáp nhập, chia tách, hợp nhất, giải thể, sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự các đơn vị thuộc Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng thực hiện Đề án vị trí việc làm; tổ chức tuyển dụng, quản lý, sử dụng đội ngũ viên chức; thực hiện quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm các chức danh quản lý của các đơn vị, chuyển hạng, thăng hạng chức danh nghề nghiệp theo phân cấp, công nhận hoàn thành tập sự, thực hiện việc ký kết hợp đồng làm việc và hợp đồng lao động theo vị trí việc làm và yêu cầu công việc; sắp xếp, bố trí, phân công công tác, tiếp nhận, nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp đồng đối với VC&NLĐ thuộc thẩm quyền quản lý của Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng quy hoạch phát triển đội ngũ viên chức phù hợp yêu cầu xây dựng và phát triển của Trường; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá và phân loại viên chức theo quy định.

- Theo dõi việc quản lý và sử dụng viên chức, lao động hợp đồng của các đơn vị và của toàn Trường; theo dõi việc chấm công, quản lý ngày nghỉ phép của VC&NLĐ trong Trường, báo cáo Hiệu trưởng.

- Tham mưu Hiệu trưởng thực hiện các chế độ, chính sách đối với VC&NLĐ bao gồm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, chế độ hưu trí, ốm đau, thai sản, trợ cấp thôi việc, các chế độ phúc lợi, thu nhập tăng thêm, phụ cấp quản lý và phục vụ đào tạo, hỗ trợ, trợ cấp, làm ngoài giờ, thêm giờ ngoài định mức quy định đối với VC&NLĐ theo quy định của Nhà nước và của Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng tổ chức thực hiện công tác xét, đề nghị nâng lương, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nhà giáo, thực hiện các chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo, phụ cấp trách nhiệm công việc, phụ cấp ưu đãi ngành, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, đề xuất trang bị, cung cấp phương tiện bảo hộ lao động đối với VC&NLĐ theo quy định.

- Tham mưu Hiệu trưởng triển khai và thực hiện về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và công tác xét tặng các danh hiệu đối với viên chức và người lao động theo quy định.

- Tham mưu Hiệu trưởng quản lý đề tài sáng kiến kinh nghiệm của Trường: Thông báo để VC&NLĐ đăng ký, tổ chức xét duyệt, hướng dẫn thực hiện, theo dõi tiến độ, tổ chức nghiệm thu, xác nhận đã nghiệm thu, tổ chức lưu trữ và gửi kết quả cho các đơn vị liên quan.

- Quản lý hồ sơ của VC&NLĐ.

2. Công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Trường theo quy định.

- Quản lý, theo dõi công tác kê khai tài sản cá nhân, báo cáo Hiệu trưởng và các cơ quan cấp trên đúng quy định.

- Tổ chức thực hiện các thủ tục cho viên chức của Trường đi công tác ở nước ngoài theo quy định.

3. Công tác hành chính – tổng hợp

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế phù hợp với quy định của Nhà nước và điều kiện của Trường.

- Là đầu mối tham mưu công tác tổng hợp của Trường; xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất của Trường; thực hiện tổng hợp, thống kê phục vụ công tác quản lý, điều hành của Hiệu trưởng; đồng thời, theo dõi đôn đốc việc triển khai thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu.

- Chuẩn bị kế hoạch, nội dung báo cáo, tài liệu phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng đối với các đơn vị, viên chức, học viên trong Trường và khách ngoài Trường.

- Là thư ký các cuộc họp Ban Giám hiệu, giao ban tháng, các cuộc họp cấp Trường và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

4. Công tác văn thư, lưu trữ

- Tham mưu Hiệu trưởng hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Trường thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Trường.

- Tổ chức việc tiếp nhận, xử lý, phát hành các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi. Quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và của Trường.

- Quản lý và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước (trừ các con dấu của tổ chức Đảng, tổ chức đoàn thể, dấu các trung tâm, dấu khắc chữ ký).

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho VC&NLĐ theo ủy quyền của Hiệu trưởng.

- Thực hiện in, photocopy, sao y, sao lục các văn bản do Trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định.

- Tổng hợp và lên lịch công tác tuần của Trường. Thực hiện công tác thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với các đơn vị; giữa Nhà trường với cấp trên và với các cơ quan khác.

- Thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu; thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu công tác văn thư - lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Chủ trì tổ chức quản lý văn bản điện tử qua hệ thống E-Office.

5. Công tác pháp chế, kiểm tra

- Tham mưu Hiệu trưởng cụ thể hóa và tổ chức triển khai các văn bản, quy định của Nhà nước về công tác kiểm tra trong thực hiện công tác kiểm tra của Trường và các yêu cầu khi được tiến hành thanh tra.

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kiểm tra theo quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng xem xét, xác minh, thẩm tra, kết luận hoặc kiến nghị cấp trên biện pháp giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Trường triển khai thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãnh phí, tiêu cực; kịp thời báo cáo lãnh đạo Trường, đơn vị khi phát hiện những dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực của VC&NLĐ trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ, thẩm quyền, công việc.

- Lưu giữ, bảo mật hồ sơ thanh tra, kiểm tra theo quy định.

- Tham mưu Hiệu trưởng những vấn đề liên quan đến công tác pháp chế theo quy định và hướng dẫn về công tác này.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị tổ chức việc phổ biến, giáo dục quy định pháp luật đối với VC&NLĐ nhằm nâng cao ý thức thực hiện pháp luật trong thực hiện hoạt động nghề nghiệp của viên chức và thực hiện lao động của người lao động.

- Tham gia rà soát, kiểm tra cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản của Trường trước, trong và sau khi ban hành..

6. Công tác quy hoạch, xây dựng và quản lý dự án đầu tư, xây dựng; cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy, làm việc

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế về đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phù hợp với quy định của Nhà nước và điều kiện của Trường.

- Tham mưu tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, dự án sửa chữa cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị theo các quy định hiện hành.

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng mới cơ sở vật chất theo quy trình thủ tục Nhà nước quy định; Quản lý, theo dõi, giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng; Bảo trì, cải tạo sửa chữa các công trình thuộc Trường theo đúng quy định Nhà nước.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng khai thác cơ sở vật chất và phát triển các dịch vụ tăng nguồn thu cho Nhà trường.

- Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm cấp phát vật tư, thiết bị, tài sản, phương tiện và dụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập theo quy định hiện hành. Thực hiện mua sắm đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị phục vụ công tác cho các đơn vị trong Trường sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt. Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phương tiện kỹ thuật, tài sản, thiết bị của Trường. Thực hiện quản lý, điều phối sử dụng các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập trong Trường.

- Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên nhà trường bao gồm: nhà, đất, tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng lập kế hoạch bố trí và sử dụng phòng học, giảng đường, hội trường, căn tin, bãi xe; đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ học tập và công tác trong Trường.

- Quản lý và đảm bảo điện, nước phục vụ các hoạt động của Trường. Tổ chức quản lý chăm sóc cây xanh trong khuôn viên Trường

- Làm đầu mối theo dõi, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản cố định, phương tiện, thiết bị và chủ trì phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị có liên quan tổ chức thanh lý tài sản hết khấu hao, hư hỏng không sử dụng được hoặc không còn nhu cầu sử dụng. Tham gia nghiệm thu và nhập vào sổ tài sản của trường trước khi đưa vào sử dụng tài sản, thiết bị mới từ các nguồn khác nhau.

- Thường trực các hội đồng tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý trang thiết bị, đấu thầu xây dựng cơ bản, sửa chữa cơ sở vật chất kỹ thuật của trường, thường trực các ban Phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụt của Trường.

- Chủ trì phối hợp các đơn vị có liên quan thiết kế hình thức, in ấn giáo trình, tài liệu học tập, các ấn phẩm, tài liệu, chứng chỉ, chứng nhận, giấy khen các khóa học,.. phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, hoạt động khoa học công nghệ của Trường.

7. Công tác nội trú

- Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định khu Nội trú.

- Thực hiện tiếp nhận, bố trí học viên, sinh viên vào ở khu nội trú, đảm bảo điều kiện thuận tiện trong sinh hoạt và học tập cho học viên, sinh viên. Chịu trách nhiệm về các số liệu của người ở (sinh viên nội trú, khách lưu trú, học viên,..) trong khu Nội trú; Quản lý hồ sơ tạm trú của người ở trong khu Nội trú.

- Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao lành mạnh cho người ở trong khu vực Nội trú; phối hợp đội bảo vệ tuần tra khu Nội trú. Kiểm tra, đôn đốc người ở trong khu vực Nội trú thực hiện đúng nội quy, quy định; thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực Nội trú. Có biện pháp giải quyết, ngăn chặn những vụ việc vi phạm nội quy, quy chế, an ninh trật tự trong khu vực Nội trú.

- Tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng trang bị cơ sở vật chất, xây dựng kế hoạch sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ cho khu Nội trú.

8. Công tác thông tin, truyền thông

- Xây dựng kế hoạch, đề án, dự án về đầu tư phát triển công nghệ thông tin phù hợp với mục tiêu của Trường.

- Tổ chức xây dựng, phát triển và triển khai các ứng dụng Công nghệ Thông tin: xây dựng, thuê hoặc mua, hướng dẫn sử dụng và quản lý các phần mềm ứng dụng phục vụ các hoạt động của Trường nhằm đảm bảo tính đồng bộ, hệ thống.

- Xây dựng, nâng cấp trang thông tin điện tử của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan cập nhật thông tin.

- Quản lý, tư vấn hỗ trợ vận hành, ứng dụng và phát triển hệ thống phần mềm, thiết bị công nghệ thông tin, mạng máy tính, điện thoại trong toàn Trường.

- Làm đầu mối trong công tác truyền thông của Nhà trường: Xây dựng chiến lược truyền thông; Phát triển và quản lý mối quan hệ với các cơ quan truyền thông và thiết lập hệ thống truyền thông nội bộ Trường.

9. Công tác Quản lý Trang thông tin điện tử của trường (Website)

- Tham mưu Hiệu trưởng quản lý và phát triển Website của Trường; xây dựng quy chế về Website của Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng thành lập, kiện toàn Ban Biên tập và Ban Quản trị Website. Thực hiện thủ tục hành chính thanh toán chế độ tác giả thông tin và bài viết đăng Website, chế độ Ban Biên tập và Ban Quản trị Website theo quy định.

- Thu nhận, tổng hợp, chọn lọc, biên tập thông tin nội bộ, bài viết khoa học và đăng Website sau khi lãnh đạo Trường phê duyệt. Cập nhật các thông tin, hình thức Website phù hợp từng thời điểm. Thiết lập, quản lý, theo dõi và duy trì hệ thống mạng của trường; bảo vệ thông tin dữ liệu và an toàn của hệ thống mạng.

- Thực hiện quản lý tài khoản các trang mạng xã hội.

10.Công tác Thư viện

- Tham mưu Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn hoạt động của Thư viện được quy định tại Luật Thư viện.

- Xây dựng, xử lý, lưu giữ, bảo quản, kết nối và phát triển tài nguyên thông tin phù hợp với người sử dụng thư viện. Tổ chức thực hiện truyền thông thư viện với các nội dung về: Tài nguyên thông tin; Sản phẩm thông tin thư viện và dịch vụ thư viện; Tiện ích thư viện; Nhân lực thư viện; Nội dung khác liên quan đến thư viện phù hợp với quy định của pháp luật;..

- Khai thác, quản lý và phát triển có hiệu quả Thư viện số theo quy định.

11. Công tác vệ sinh, bảo vệ và tổ xe:

- Đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên nhà trường; phòng làm việc của Ban Giám hiệu; phòng họp, phòng học, giảng đường của Trường.

- Giữ gìn an ninh, trật tự và bảo vệ nhà trường. Phối hợp với các đơn vị trong Trường hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra viên chức và người học thực hiện nội quy về an toàn trật tự trong Trường.

- Quản lý và điều hành xe phục vụ các hoạt động của Trường; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định và thực hành chống lãng phí trong vận hành xe.

- Tham gia sắp xếp bàn ghế phục vụ Hội nghị, Hội thảo và các sự kiện của Trường.

12. Công tác y tế

- Sơ cấp cứu, tư vấn khám chữa bệnh, cấp thuốc thông thường cho VC&NLĐ và học viên theo quy định.

- Tham mưu Hiệu trưởng đề xuất bệnh viện, cơ quan y tế tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm cho VC&NLĐ, quản lý, lưu hồ sơ sức khỏe của VC&NLĐ.

- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyên truyền, giáo dục, tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe, an toàn vệ sinh thực phẩm; thường xuyên kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống ngộ độc thức ăn ở nhà ăn, cantin trong Trường; kịp thời phát hiện phát hiện báo cáo tình hình dịch bệnh và các biện pháp cần thiết theo sự chỉ đạo các cơ quan y tế cấp trên.

- Thực hiện sơ kết, tổng kết và báo cáo kết quả triển khai công tác y tế trường học (nếu có) theo quy định.

13. Các nhiệm vụ khác

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu Hiệu trưởng xét, đề nghị cấp có thẩm quyền phong tặng các danh hiệu nhà giáo, chức danh khoa học đối với viên chức của Trường theo quy định.

- Là thường trực các Hội đồng: tuyển dụng viên chức; lương; chuyển ngạch viên chức; thi đua, khen thưởng; kỷ luật viên chức,… của Trường.

- Thực hiện quản lý phôi chứng chỉ của Trường.

- Phụ trách công tác phòng cháy chữa cháy; là thường trực các ban phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụt của Trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng đề xuất bệnh viện, cơ quan y tế tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm cho VC&NLĐ.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của Hiệu trưởng.